Kako zamenjam računovodski servis?
Ste se tudi vi znašli pred tem, ko je nujno – ali pa malo manj nujno, pa vseeno precej priporočljivo – zamenjati računovodski servis? Postopek zamenjave računovodskega servisa ni sicer prav zahteven postopek, kljub vsemu pa se moramo pri tem zavedati nekaterih podrobnosti. Predvsem je nujno, da je pri menjavi računovodskega servisa naročnik pozoren na vse naloge, ki jih mora opraviti, enako pa morata storiti tudi računovodski servis v odhodu ter nov računovodski servis.
Za menjavo računovodstva se odloča vse več naročnikov storitev
Podatek, ki bi vsaj pri nekaterih lastnikih računovodskih servisov moral vzbuditi neke vrste skrb, je dejstvo, da je danes v Sloveniji približno ¼ uporabnikov računovodskih storitev nezadovoljnih s svojim računovodskim servisom in zanj išče zamenjavo.
Največkrat je razlog za nezadovoljstvo nad računovodskim servisom dejstvo, da stranke ne razumejo, kaj računovodski servis počenja, saj sploh ne razumejo storitev, ki jih servis zanje opravlja. Pogosto razlog menjave računovodstva najdemo tudi v nezaupanju stranke, ne-kakovosti opravljene storitve ali zaradi pomanjkanja strokovnega svetovanja.
Menjava računovodskega servisa je možna skozi vse leto
Pri menjavi računovodskega servisa se je potrebno zavedati, da lahko računovodski servis zamenjamo zares kadarkoli. Kljub temu pa nekateri podjetniki na menjavo računovodstva še zmeraj čakajo na konec poslovnega leta. Ko celotno zadevo pogledamo pobliže, bomo ugotovili, da je menjava računovodskega servisa ob koncu poslovnega leta celo težja, saj bo moral posameznik takrat sodelovati z dvema izvajalcema računovodske storitve – z dosedanjim, da zaključi poslovne knjige in pripravi letno poročilo, pa tudi z novim, ki pripravlja tekoče zadeve.
Kako dolgo traja prenos knjig pri menjavi računovodstva?
Seveda se kaj hitro postavi tudi vprašanje, kako dolgo traja prenos poslovnih knjig med izvajalcema računovodskih storitev. Menjava računovodstva med letom ne traja dolgo in se največkrat opravi že v mesecu dni. Ob koncu leta je drugače. Takrat zaradi hkratnih priprav na oddajo letnega poročila lahko ta prenos traja tudi do 4 mesece.
Da bi bila menjava računovodskega servisa kar se le da enostavna, hitra in učinkovita, je potrebno poznati obveznosti na strani naročnika, pa tudi obveznosti enega in drugega izvajalca storitev.
Med obveznostmi naročnika najdemo:
- preverjanje, ali so vse (medsebojne) obveznosti poravnane;
- upoštevanje pogodbenih določil, ki zadevajo odpoved pogodbe;
- skrb za podatke iz poslovnih knjig na dogovorjen presečni datum;
- preklic pooblastila staremu izvajalcu;
- podpis pooblastila novemu izvajalcu;
- podpis pogodbe o opravljanju računovodskih storitev z novim izvajalcem.
Obveznosti računovodskega servisa v odhodu so:
- priprava podatkov iz poslovnih knjig na dogovorjen presečni datum;
- predaja poslovne knjige in obračunov naročniku (v dogovorjenem roku in v dogovorjeni obliki);
- priprava dokumentov za preklic pooblastil.
Obveznosti novega računovodskega servisa so:
- priprava pogodboe o opravljanju računovodskih storitev;
- priprava potrebnih pooblastil;
- skrb za dogovor o načinu in rokih za dostavo tekoče dokumentacije;
- določitev skrbnika in predaja kontaktnih podatkov izvajalca;
- preveriti ali je bila predana vsa dokumentacija (poslovne knjige in obračuni) v primopredajnem postopku.
Sama menjava računovodstva je sicer precej preprosta. Naročnik računovodskih storitev mora trenutnemu računovodskemu servisu le odpovedati pogodbo in z bodočim računovodskim servisom skleniti novo. Temu sledi prenos podatkov in dokumentov, ki so potrebni za kakovostno opravljanje računovodskega dela in menjava računovodstva je zaključena.